电子邮件的传输,是不是一定要经过服务器呢?

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电子邮件是如今工作场所中重要的通信工具之一,在公司,同事之间互相配合,大部分也是通过邮件来沟通和反馈的。

那么如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件?如何发送求助邮件,才能获得超高回复率?

其实写邮件和打电话、面谈一样,有很多学问讲究,所以我们需要一些技巧~

(一)

邮件越简洁越容易得到回复

这个最简单易懂,因为每个人应该都有体会,但自己发邮件的时候往往就忘了。

自己的真实情况是,两三句话的陌生邮件会立即回复,五句话以上的陌生邮件就会放一放。放一放的意思是,大部分放着放着就再也不会去回了。

邮件字数越长,给对方造成的精神压力越大,现代人平时压力已经很大了,实在是心有余而力不足,只能直接把你这份压力抛之脑后了。

这一点,你可以思考一下你自己的情况是什么,就马上能开悟了。

所以,五句话以内的邮件是王道。

(二)

5W1H,老生常谈,但确实经典

「五个 W 和一个 H」——谁(Who)、什么(What)、何时(When)、何地(Where)、为什么(Why)、怎么样(How)。

Who:一封邮件最好指明唯一的责任人。收件人一旦过多,那么谁也不认为自己该响应这封邮件,所有人都觉得事不关己。

What:如果连你自己都不知道要什么或者要表达什么,就别发出这封邮件。

When:没有截止日期的请求是不会得到响应的。

Where:地点,也就是说在哪里。

Why:说说这事儿跟收件人有什么关系,或者对团队、公司的重要性,而不要说对你自己很重要。

How:如果你期待早日得到响应,解决问题的话,请尽可能告知明确的操作途径。

写邮件如果按照5W1H 来组织,基本上已经算专业选手了。

(三)

主题简短明确,突出重点

邮件主题简短明确,能够突出内容的重要性,善用适当的符号,例如【】

例如在公司内部我通常是这样写主题的:

【筛选简历】UI设计师简历3份

【薪资表】6月份

例如我投递简历邮件的主题:

【求职简历】姓名-职位-职能闪光点-市区位置

(四)

条理清晰,逐条解决

职场中最可怕的邮件,是小学作文式的,乌央乌央从上刷到下,没有段落,没有分隔。想搞清楚邮件说的是什么,比读古文还难。

而通俗易懂的邮件是分好了条目的,一二三四五,言简意赅。

更好的邮件,是把复杂的事情分成几个大块,每块下面几个小点,以重要性和紧急程度排序,把不可遗漏的重点用重点标出,层次清楚。

(五)

尽量让TA觉得和自己有关系

别说你自己的事儿,说这事儿跟Ta有什么关系

这个世界上对方最在乎的人是谁?对了,Ta自己。

太多人写ColdEmail的时候,花了80%的篇幅在写自己的事——“我是谁啊、我在干什么啊、我的历程啊、做的事儿的每个细节啊”。。。您等等,您写这封邮件给对方做什么来着,对方正在高效率地处理大量和自己密切相关的邮件,您这是给他插一个故事会么。

所以,你的邮件第一句话应该直入主题地告诉对方,这封邮件的目的是什么。

(六)

称呼和问候

礼多人不怪,必要的礼貌性称呼是邮件的基本内容。

通常以“xxx您好”,结尾捎带一些简短的祝福的话,收件人一天都会有好心情~

最后,邮件不比面对面谈话,不能你一句我一句这样持续说下去,也看不到对方的肢体语言。

对方只能从文字去揣摩你的意思,如果表述不清楚,对方就很容易误解你的真实意思。如果你写得简明扼要,大方得体,则会让对方看过之后觉得专业,并乐于回应。

这就是职场中,专业与业余的区别。

小问题

你有犯过邮件发错的失误么?

你有什么职场小贴士要分享嘛?

快来留言区告诉我吧!

文章来源:秋叶PPT


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