一、关于审批的说明
目前，只建成并投入使用科研经费网上报销系统，下一步将着手凭证影像化+网上审批系统建设，因此网上填报完毕并打印出报销单后，仍然按照原有的审批流程进行审批。即科研经费支出3万元以内的由项目负责人审批；3万元以上（含3万元）10万元以内还须由二级学院、科技处、计财处领导共同审批；10万元以上（含10万元）20万元以内还须由分管校领导审批；20万元以上（含20万元）还须由校长审批。
二、关于投递时间、地点的说明
每周一、三全天、五上午工作时间在温江校区报账大厅，每周二、四工作时间在十二桥校区报账大厅设专人专柜收单并进行登记。
师生可根据自己的工作、学习实际情况，灵活选择投单时间和地点。
三、关于网上报销和现场报销并行的说明
科研经费网上报销自2017年6月1日起在全校范围内试运行，考虑到部分师生对网上报销有一个适应和逐步接受的过程，我们提倡科研经费网上报销，但在一定时间内也保留科研经费现场报销，由师生自主选择报销方式。
四、关于发票真伪查询的说明
以下票据在财务报销时不需要查询真伪
1、增值税发票；
2、定额发票连号票只查一张（50元及以下的不查）；
3、超市药店等卷式机打发票；
4、财政监制收据不查。
除此之外的发票在财务报销时需提供真伪查询截图作为凭证附件
五、关于网上填报的说明
为了尽可能减少投递后的退单量，提高网上报销工作效率，我们对科研各类费用报销时须附的原始凭证、附件及报销中常见问题按会计法律法规及内控制度要求进行了梳理。
（一）材料费报销
1、材料费报销需提供的原始凭证及附件清单：
3万元以下：发票、购置材料清单（发票上写明明细的不需另附）、材料出入库登记单；3万元以上（含）—5万元以下，还须提供采购合同；5万以上（含）：还须通过法定的采购方式、采购方法和采购程序，由采供中心采购。
2、材料费报销不需要再提供企业营业执照等资质证明
3、材料费报销中的常见特殊情况：
（1）不得列支大量日常办公耗材。
（2）从农民处收购药材等无法提供发票的：
5000元以下（含）：收款人收条（签字和按手印）、身份证复印件、采购情况说明（须项目负责人签字）
5000元以上：另需提供村委会盖章、并提供联系电话。（无法提供村委会盖章的，在采购情况说明中注明，并提供交易照片）
4、材料费报销中的常见错误：
材料出入库登记单下方的采购、验收、保管、领用、审核等姓名必须手写，且不能是相同的人。
（二）测试化验加工费报销
1、测试化验加工费报销须提供的原始凭证、附件清单：
1万元以下：发票、测试单位资质证明、测试结果报告；1万以上（含），还须提供委托合同。
2、测试化验加工费报销中常见特殊情况：
有些测试化验加工结果报告由于保密等特殊原因，不能将测试结果报告作为报销附件的，须由项目负责人作出说明并签字。说明中需写明：测试结果报告存放于何人处以及联系电话。
在各类科研检查中，材料采购、测试化验加工是检查的重点，项目负责人一定要高度重视材料采购、测试化验加工业务及支出的真实性，妥善保管好测试化验加工结果报告，以备检查。
（三）差旅费报销
1、差旅费报销所须原始凭证、附件：
成都中医药大学差旅费审批单、会议通知或邀请函、
机票、车船票、住宿费发票、会务费发票,发生退票的，须提供退票单据。
2、差旅费报销常见特殊情况：
（1）登机牌无法提供的，当事人写明情况后由项目负责人签字。
（2）发生机票退票费的，当事人写明退票事由后由项目负责人签字。单份差旅费退票金额合计1000元以下（含）由计财处批示，1000元以上由分管校领导批示。
（3）以考察调研目的出差的：需附考察调研情况说明，写明出差目的、事由、出差人数，项目负责人签字、调研地照片、自驾车的，还须附过路费票证明，无法出示过路费票的，需在情况说明中写明原因，附考察调研地照片。
（4）网购机票开具的保险票是财产保险的，不予报销。
3、差旅费报销常见问题：
按公务机票管理规定，教职工须购买公务机票。未购买公务机票的，需提供公务机票网站同航班、同时段的机票信息截图，按价格较低的发票金额报销。
（四）会议费报销
会议费报销时应提供会议审批材料、会议通知、参会人员签到表、会议服务单位开具的发票，提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。（这也是国家、四川省会议费管理办法中会议费报销明确规定的必备附件）
（五）版面费报销
1、版面费报销须提供的原始凭证、附件：发票、盖有公章和金额的录用通知或见刊目录及文章首页。
在国外期刊发表文章无法提供发票的，应打印电子邮件通知，并翻译关键信息，并提供人民币兑换凭证。
2、版面费报销中的常见问题：
（1）录用通知上没有写明金额的情况：
方法一：见刊后提供目录及文章首页作为报销附件。
方法二：邮件中写明文章金额的，另提供：连同网页网址、邮箱收件箱、邮件内容一并截图作为附件。
（2）发票开具单位不是该杂志社的情况。
方法一：在该杂志封面、目录页或官网中找到该发票开具单位，作出标记，复印该页作为附件。
方法二：由杂志社开具证明，证明与发票开具单位的关系，加盖公章。
（六）知识产权事务费报销
知识产权事务费违约金不能报销。科研课题结题后三年内的知识产权事务年费允许报销，三年之后的可在相关横向课题中报销。
（七）劳务费报销
劳务费报销应提供的附件：（1）领条 （2）劳务领取表/工薪领取表（领款人签字必填）（3）校外人员劳务发放表/学生薪酬发放表/校内人员其他工薪收入发放表（部门聘用人员填写此表，没有工号的职工请携带聘用合同至计财处报备）（4）采药发生的带路费等，需要提供收条（签字或盖手印）、身份证号、住址、联系电话。
劳务费报销附件中的（1）和（2）位于计财处网站——下载专区，附件（3）位于计财处网站—财务网上综合服务平台——网上申报系统
劳务费凭证的粘贴规则是以一个发放表条形码流水号为一份凭证。
（八）咨询费报销
咨询费分为会议咨询和电话咨询两种
1、会议咨询：会议产生的咨询费建议与会议费一并报销。报销时应提供会议通知、参会人员签到表、劳务领取表/工薪领取表（领款人签字必填）、校外人员劳务发放表/校内人员其他工薪收入发放表。
2、电话咨询：指以通讯形式组织的咨询。报销时应提供劳务领取表/工薪领取表（领款人签字必填） 、校外人员劳务发放表/校内人员其他工薪收入发放表
3、咨询费报销中的注意事项：不得支付给本课题组内工作人员；不得列支博士、硕士因答辩、论文修改发生的相关费用；劳务领取表/工薪领取表中工作内容务必详细填写咨询内容和咨询时间。
六、关于《特殊原因不能使用公务卡或转账结算审批单》的说明
根据财政部、省财政厅公务卡强制结算目录要求，凡是强制结算目录以内使用了现金交易的支出都需要填写《特殊原因不能使用公务卡或转账结算审批单》。
根据四川省公务卡强制结算目录，下列事项可暂不使用公务卡结算，不需要填写此审批单：
1．在县级以下（不包括县级）地区发生的公务支出；
2．在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出；
3．按规定支付给个人的支出；
4．签证费、快递费、过桥过路费、出租车费等目前只能使用现金结算的支出。
特别强调：
1、网上报销后取消成都中医药大学公务卡报账单批单
2、网上报销后取消成都中医药大学科研经费报销单
3、涉及人员经费的发放只须在网上申报系统录入后，打印出发放表，不需再在网上报销系统中填报账单。
七、关于科研经费差旅费会议费报销特别规定的说明
根据国家、四川省最新科研经费管理规定，各学校可根据科研工作实际需要,按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则制订科研差旅费、会议费管理办法，我们制订了科研经费差旅费会议费报销特别规定，待学校党委常委会审议通过后执行。这里先就科研差旅费会议费报销特别规定主要内容进行说明。
（一）科研差旅费管理特别规定：
1、适用范围：纵向和横向科研经费，不适用校预算安排科研经费。
2、使用科研经费开支的出差，出差人员根据科研工作实际需要，按照厉行节约原则，可自主选择乘坐不同标准的交通工具。出差人员对业务和支出真实性负直接责任，项目负责人应严格审核把关并承担管理责任。
3、使用科研经费开支的出差，出差人员住宿费根据科研工作实际需要，按照厉行节约原则，凭票据实报销。出差人员对业务和支出真实性负直接责任；项目负责人应严格审核把关并承担管理责任。
4、对于实际发生住宿、乘坐交通工具而无法取得相关票据的，按下列规定报销：
（1）受邀参加学术会议、研讨会、评审会、座谈会等。凭邀请方负担住宿费或城市间交通费或两者的有效证明或情况说明，按规定标准据实报销相关费用或发放相关补助。
（2）与其他单位开展科研合作，对方单位提供住宿的。凭合作方负担住宿费的有效证明或情况说明，可在规定标准内凭据报销城市间交通费，按规定标准报销伙食补助费和公杂费。
（3）开展野外调研、社会调查、环境监测、工地勘察等工作，住在帐篷、农户、厂矿、科研基地、考察站、监测站、农场、林场、学生宿舍和教室等不收取住宿费或不能取得住宿费发票的，由出差人员提供情况说明并依据有关凭据，据实报销城市间交通费，按规定标准发放伙食补助费和公杂费。
（4）其他特殊情况，出差人提供情况说明和有关凭据，按规定标准据实报销相关费用或发放相关补助。
以上特殊事项，由项目负责人、单位负责人和财务负责人共同审核后报销。
5、出差应选择公共交通出行，确因工作需要须自驾车或租车前往的，不再同时发放公杂费。
自驾车差旅费报销须提供加油费及发生的过路过桥费，租车差旅费报销须提供发票、租车合同或派车单。
由于自驾车或租车所引起的安全问题，由出差人员承担。
6、上级部门和科技专项经费管理办法或者科研合同有明确规定的，从其规定。
7、遵循“一般按规定、特殊按程序”原则，差旅费报销中的其他特殊事项由由项目负责人、单位负责人、科管部门负责人和财务负责人按相关程序审批后处理。
（二）科研会议费管理特别规定
1、适用范围：纵向和横向科研经费，不适用校预算安排科研经费。
2、举办会议须进行审批。参会人员80人以内的会议由项目负责人、单位负责人、科技处和计财处审批，80人以上的会议还须由分管科技校领导审批，特别重大或重要的会议还须由所在单位报学校校长办公会或党委常委会审批。需收取参会人员会议费的会议，应先按规定将收费立项报学校财务等部门审批同意。项目负责人和单位负责人应按照“业务相关、厉行节约”原则，严格会议费预算管理，控制会议召开的数量、会期和规模。
3、会议应优先安排在学校内部会议室、礼堂、培训中心、宾馆、招待所等场所。因工作需要必须在校外召开的，应从严控制，且不得突破综合定额标准。
4、会议费开支实行综合定额控制，在综合定额标准内凭据据实报销。会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具和医药费等。使用科研经费召开的会议综合定额标准750元/人.天，其中住宿费500元/人.天，伙食费150元/人.天，其他费用100元/人.天如果不发生住宿费或伙食费，综合定额标准按照扣除相应的住宿费或伙食费标准后的定额标准执行，扣除的经费不得调剂使用。
5、会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。
6、会议代表参加会议发生的城市间交通费，原则上回所在单位报销。确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议发生的城市间交通费、国际旅费、劳务费，应纳入会议费预算，按照学校相关规定据实报销，但不计入会议费综合定额。
7、会议支付专家、学者的咨询费、讲课费及学术报告劳务费，原则上应按相关规定执行，特殊情况经单位负责人、科技处、计财处审批后执行，在会议费综合定额标准外列支。
8、会议各项收入应按照相关规定及时足额上交学校统一管理，专款专用。
9、会议举办者对会议召开和支出的真实性负直接责任。项目负责人或部门领导对会议召开和支出进行严格审核把关并负管理责任。财务部门对会议费审批程序和票据完整性等审核并负管理责任。
10、上级部门和科技专项经费管理办法或者科研合同有明确规定的，从其规定。
11、遵循“一般按规定、特殊按程序”原则，会议费报销中的其他特殊事项由项目负责人、单位负责人、科管部门负责人和财务负责人按相关程序审批后处理。
科研差旅费、会议费报销特别规定已纳入学校鼓励创新创业十二条意见中，最终以学校党委常委会通过后的内容和标准为准。
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