商务邮件的格式怎么写？有范文吗？

商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。下面做详细介绍（Email的撰写礼义另外介绍）。

撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题（标题），内容。

一、收件人

1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。

2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。

二、抄送

1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。

2.一般情况下不要给普通客户抄送。

3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰。

三、主题

电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

四、内容

　在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。

1、称呼

1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。

2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士

3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理

2、正文

正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。

1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。

2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。

3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。

4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后,

5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。

6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途；

3、结束

1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。

如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我.

2)最好的结尾要着眼未来：

如：希望我们能够达成合作

3)结尾应显示诚恳：

如：感谢您抽空洽谈

4、落款/签名

目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份。

企业或公司商务邮件的开头结尾的应该怎么书写呢?下面我给大家介绍关于商务邮件开头 范文 的相关资料，希望对您有所帮助。

商务邮件开头范文一

If you don’t know the name of the person you are writing to, start business emails with either of the following:

如果你不知道邮件是写给谁的，商务信函可以用下面任意一种方式开头：

Dear Sir,/Dear Madam,

尊敬的先生,/尊敬的女士,

Dear Madame, is wrong.

“亲爱的夫人”这种写法是错误的

If you don’t know whether you’re writing to a man or a woman use:

如果你不知道是写给先生还是女士，可以写：

Dear Sir or Madam,

尊敬的先生或女士，

It is not usual to start an email To whom it may concern. This should be reserved for letters of reference or similar communications when the recipient is an unknown third party.

以“致相关人士”开头并不常见。这种用法一般用在推荐信或与其相似的交流中，收件人是不了解的第三方。

It is always better to use somebody’s name if you know it. If it is the first time you are writing to someone, use either of the following:

如果知道对方姓名，邮件中写上总是好的。如果这是你第一次写信给某人，可以用下面任意一种方式开头：

For men: Dear Mr ____ ,

写给男士：尊敬的___先生

For women: Dear Ms ____ ,

写给女士：尊敬的___女士

Once you get to know someone, i.e. after e_changing one or two emails or if you meet them in person, it is usually OK to use their first name.

一旦你认识了对方，比如在往来一两封邮件或见过面以后，可以在邮件中称呼名字。

Use Dear Sirs, if you are writing to more than one person even if the group of people includes women.

如果你写邮件给两个或以上的人，即使这些人里有女士，请写“尊敬的先生们”

Dear Ladies and Gentlemen, is wrong. “Ladies and Gentleman” is only used in formal speech.

"尊敬的女士们先生们”是错误的，这种用法只用在正式演讲中。

The word Dear may be omitted in less formal emails. Instead, you may just open with the person’s first name/people’s first names.

“dear”在不是特别正式的邮件中可以省去。你可以直接以对方(个人或群组)的名字开头。

Here are some e_ample opening sentences for emails:

下面有一些邮件开头的例句：

I hope you are well.

我希望你一切都好。

I hope you enjoyed your holiday and are finding it easy to settle back in to work.

我希望你已经好好享受假期并且很快重新投入工作。

Thank you very much for your email. I am glad to hear that you and your family are well.

非常谢谢你的邮件，我很高兴听到你和你的家人都很安康。

Thank you for your prompt reply.

感谢您的及时回复。

I apologize for not replying sooner, but I have been very busy these last few weeks.

很抱歉没能及早回信，但是过去几周实在太忙。

Thank you for getting in touch with us about ____ . (Less formal, more friendly)

非常感谢你关于____ 联系我们。(不是很正式,更友好)

Thank you for contacting us regarding ____ . (More formal)

非常感谢您因关于____ 的事接洽我们(更正式)

With reference to your email of [date], I would like to bring the following to your attention.

关于你(时间)寄来的邮件，我有几点想跟你说的。

As a follow-up to our phone call this morning, I would like summarise the key issues.

关于你早上的电话，我想 总结 下关键几点。

Phrases best avoided:

请最好避免：

I hope this email finds you well.

我希望这封邮件能被你看到。

Please be advised as follows.

请按照如下建议。

This email concerns…

这封邮件是关于……

商务邮件开头范文二

初次开场白：

It is my pleasure to write here for you.

回复开场白：

Further to our conversation earlier, .........

As discussed over the phone, .......

Thanks for you kind reply.

Thank you for your inquiry/email.

Thanks for your letter. It is my pleasure to receive your reply!

Thanks for your mail of 日期............

　商务邮件开头范文三

感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。

1.Thank you for contacting us.

分析：如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句 句子 开头。向他们对公司的兴趣表示感谢。

2.Thank you for your prompt reply.

分析：当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们。如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thank youfor getting back to me.”

3.Thank you for providing the requested information.

分析：如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激。

4.Thank you for all your assistance.

分析：如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们!如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“I truly appreciate …yourhelp in resolving the problem.”

5.Thank you raising your concerns.

分析：就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thankyou for your feedback.”

邮件的结尾

在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。

1.Thank you for your kind cooperation.

分析：如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。

2.Thank you for your attention to this matter.

分析：与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。

3.Thank you for your understanding.

分析：如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。

4.Thank you for your consideration.

分析：如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。

5.Thank you again for everything you've done.

分析：这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。

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当你被Email淹没的时候（when you areoverloaded by emails）一定想过，如何从“浩如烟海”的邮件中获得解脱。要确保你的商务邮件信息获得有效的传达，一定要做到内容清楚、简洁(concise)和可执行（actionable/executable）。除此以外邮件的格式也很重要-好的格式会在不影响邮件专业性（to maintainemails’ professional presence）的前提下帮助读者筛选出重要信息。以下是撰写商业邮件的几大注意事项：

1、 保持专业的语调：

直接不是错（To bestraightforward is good），但请别将情绪和非正式（informal）语言带入邮件中，也尽量避免缩写（contractions such as for ）和简写(abbreviations such as for 。但其实关于一封邮件表述是否正式，是仁者见仁、智者见智的。请看以下例子：

Original:

Thanks for the snakes you sent. I’m sorry to say that two were dead. Send more soon, plz. Talk to ya later!

这肯定是非常不正式的——就算是对商业领域长久的合作伙伴也不能这么说，更何况还出现了诸如这样替代的口语化表达——是很不专业的。

Afterreedited:

Thank you for your shipment of the snakes to our store/house/apartment. However, two of them were dead later because of XXX. I would like you then to send two replacement snakes to us as soon as possible. Please email me or call XXX with further questions and make arrangements for a new shipment.

但每个工作环境都有它对于正式与否的定义—我们称作企业文化（work culture）：如果是整个环境里都接受的、约定俗成的写作，也可能无妨。但还是要守住底线：不要用缩写、简写，尽量使用完整句子，不要有语法错误。当然更不要写出一些让老板不高兴的内容比如把名字、头衔写错。

2、校对你的邮件内容（Proofread is really important ） ：

校对的作用除了包括避免以上不合宜的写作发生，还包括检查标点符号，排除全部大写的情况除非——发出Email的一方是你老板或是拥有其他senior一点身份的人。笔者就曾经遇到过这样的情况：批改作业的是英国人也是个长辈，他的评语就采用了全部大写的方式——一开始拿到时完全让人受不了-就像是看到他当面在对着你咆哮一样，但当事后从别处了解到这就是他们那一代人的表达习惯时你就接受了。所以，了解对方的文化背景甚至生活习惯也是很重要的——它可以避免一些误解（misunderstandings）发生。

最后如果一封邮件要发给很多人（a large number of people），那么最好找几个人校对比较好。

3、把握邮件的开头语（问候：greetings）和结尾（closings ） ：

问候最好简洁正式。根据对话发生的背景（context）选择是否要称呼对方的名字。如果对方是一个商业主体或是一个并不特指的人（unspecified person），那么名字就可以省了。以下是一些例子：

Good afternoon,

Greetings,

Dear Dr. Smith

Mrs. Clinton

此外一个恰当的结尾（an appropriate closing）总是礼貌的并能暗示邮件已经到了结尾（to imply the email has come to an end）。惯常的结尾包括：Best Wishes、Sincerely等，另外还有以下这些：

I look forward to your response.

I hope to hear from you soon.

Thank you for your time.

那么回到之前买蛇的那封，可能结尾是Thank you for your attention to this matter就是恰当的。

4、 署上你的名字：

签名非常重要：在一些办公自动化邮件系统里会有可供操作的自动回复签名，可以根据自己的喜好进行调整（be customized to your liking）。但请记住无论你是什么样的职位和身份，对外发出去的邮件都会或多或少代表你所在的组织特点和你自己的工作定位，所以设定签名时一定要谨慎。我们来看下面一两个例子：

I am currently on leave until Tuesday 30th May but I will answer your email as soon as I can after that.

——这是一个做前台和event coordination的员工的自动回复。大家可以从字里行间感受到TA的热情（as soon as I can after that），而且行文也很简洁。

Iwill now be out of the office until Friday 19th June so will respond to your email on my return.

Kind regards

Kate

——这是一个与外国政府机关工作人员（当时的）对接项目时的回邮。大家可以同样从字里行间体会到政府机关工作人员（不分国籍的）所应有的态度（相比前一条）：庄重（Kind regards）、权威（be out of the office、respond to…on my return）。

最后，单就名字的正式性排序有如下标准：

Dr. Jane Smith (most formal)

Dr. Smith (slightly less formal)

Jane Smith (somewhat informal)

Jane (informal)

5、联系方式的加入：

如果你想对方通过传真（fax）、手机号（phone number）、地址（address）或网站找到你，那么也可以把这些信息加入到你的定制（customized）签名中。

（文章来源 乐知英语小站 ）

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