供应商来访，公司办公室是否应该参与接待工作呢？

接待是企业或某些社会组织在公务活动中对来访者的问候、接触和招待活动，是相互沟通的一种方式，是展示形象、反映水平、展示群体实力的一种工作；接待水平在一定程度上反映了办公室的整体工作水平。

接待工作的原则

一、热情有礼。无论是谁，都要热情、礼貌、周到、大方，一视同仁，主动为客人提供各种必要的服务。

二、细致周到。无论哪个环节，接待员都需要认真、细致、耐心、礼貌、主动。如果客户到了，接待员要主动过去打招呼，微笑着打招呼，并仔细询问对方目的。主动引导初次来访者。客人离开时，提醒对方是否有遗漏的物品。在有计划的接待工作中，提前拟定接待计划。具体落实到每一个细节，分工明确，责任到人。在安排布局时，你应该经常监督

三、勤俭节约，减少浪费。在做好接待准备和服务的同时，还要注意对接待经费的控制，做到简单谨慎，避免铺张浪费，做好预算，节约成本，在安排宴请、参观、娱乐、座谈会时，尽量减少不必要的开支和浪费，缩短接待时间，控制参会人员，提高接待效率。

四、严格保密，谨慎从事。在接待项目中，要注意各方面的保密，既要体现热情友好的合作态度，又要注意信息泄露的可控性，做到少说话多倾听，和三思而后行。该说的不该说的话不多。按照企业规定，要协调行动，统一对外标准，尤其是涉外接待。严格按照保密制度行事，防止泄密。

五、尊重为本。接待工作要以人为本，尊重个人。比如你主动帮客人提电脑，但客人不愿意，你就不用勉强去问或评价对方的个人病情、收入、个人电话、年龄、身高、外貌、婚姻、宗教信仰、政治态度等。尊重一个人就是尊重他的个人选择、习惯、隐私等。

接受的意义

1、是有利于增进上下级之间、企业之间的理解，为开展相关工作提供便利。

2、有利于加强与外界的广泛联系，拓展企业市场，进一步促进企业发展。

3、有利于扩大企业对外知名度，同时开阔眼界，增强接待能力。

来访的客人应该知道四件事:首先，了解客人的基本情况。二、了解客人来访的目的、到达时间和到达时的交通工具。第三，了解客人的活动日程、意见和要求。四、了解我们的接待规格和思路。制定接待计划是接待准备的核心环节，在接待中起着计划和引导的作用。在实现九个明确:

我们的人员应该先去接待室。工作人员在门口迎接客人。客人进入会议室后，我们的工作人员应该立即起身迎接。如果要合影，要安排好合影，然后在主人和客人握手后就坐。记者的访问通常安排在正式会议之前。会议结束后，把客人送到前面或门口，挥手告别，看着客人离开。

需要注意的事项

了解会议或会谈的基本情况，包括会议和会谈的人员、职位、人数、目的和性质，并通知有关人员和部门做好准备，安排会议程序，安排座位，会议主要日程，场馆布局，如何介绍

介绍分为:自我介绍和相互介绍。介绍顺序采用先尊重人后尊重人的原则，如:

如何握手

伸出的顺序:由尊者决定。在官方场合，职位高，地位高的会带头，而在非官方场合，老人和女姓会先伸手。

握手动作

眼睛盯着对方，微笑着与薇。对方伸出手后，要迅速面朝上，微微前倾，伸出右手，手掌与地面平行，四指并拢，拇指张开，力度2 kg左右，持续3-6秒，第一次见面一般在3秒以内。避免上下过度摇晃。

问候的方式

问候是一种向他人表达愿望的仪式形式，在许多场合都使用。主要表现形式有:微笑、点头、挥手、俯身、鞠躬、脱帽等。

如何引导

引导时，接待员应走在前面，走在客人左前方1.5米左右，并使用手势。比如领导并排走，领导走外面。单行旅行时，导游要先行。进门或出门时，领导主动开关门。

引导标准手势

手臂自然伸展，腕关节伸直，手掌朝上，四指并拢，手和前臂成一条直线，肘关节为轴线，弯曲140度左右为宜，手掌与地面基本成45度角。

拍集体照

合影的座位安排:上、中、左

1.和客人拍照的顺序和和上级领导拍照的顺序不一样。

2.和客人合影时，一般以主持人为中心，主持人右侧在上方。合影时，两端由主要人员镶边。

3.如果上级领导来视察，拍照的人都要乱放，有座位的要贴座位牌。

4.合影时，确保主要领导居中，通常坐成一排，2号人员在领导左侧，3号人员在领导右侧，以此类推。

公司往往鼓励销售定期拜访客户，很少听说公司鼓励采购拜访供应商，而且多数公司对采购的出差预算也往往是很“小气”的。采购一般在以下情形下才会进行供应商拜访。

---新供应商评估---供应商出现严重品质或交期问题---供应商最近一段时间表现不好，需要再次评估---供应商关系维护（比如供应商表现突出，给予我们很重要帮助，拜访供应商请供应商吃个晚餐）

因为拜访目的有以上的不同，采购的任务着重点也不同。

但归纳起来供应商拜访的主要任务有以下方面：

1，提供采购需要的产品和服务的能力分析和评估。

这里不是说采购需要连接器结果傻到去拜访生产电感的 供应商。而是说采购需要某种连接器但并不是任何连接器厂商都可以提供。这里涉及产品细化的问题。所以采购在拜访供应商前就应该把自己需要的产品或服务的具体规格和要求给到供应商，供应商确定能做才有拜访的必要。即便供应商确定能做，在拜访的过程中也需要采购进一步确认供应商是否真的有这方面能力，比如现场核实供应商是否已经在生产类似产品，还是只是理论上有这种能力? 或者供应商对采购需要的产品还在NPI阶段还没有量产？这种产品或服务是供应商的 不重要的附带的business还是供应商的核心竞争力? 供应商接单后是自己做还是outsourcing？

2，产能分析。

采购首先必须确保供应商有足够的产能meet以后的需求。在这个问题上采购往往忽视一个问题那就是绝对产能和剩余产能的区别。比如说采购后续的月需求是200k,供应商如果说它的产能是2kk 一个月，如果采购就认为没有问题那就大错了，事实上我见过类似错误，EMS工厂采购在NPI阶段跟供应商确认产能确实是远远大于后续的需求预计（forecast）,但等到量产的时候，供应商就是交不了货，产能没有变，需求也没有变，只是供应商的 产能利用率早就100%，后面还有一堆back order 排队。所以分析供应商产能的时候一定要调查供应商产能利用率，以及back order 状况。采购在拜访供应商工厂好处可以实地考察每个工序的实际产能---实际机器设备以及人力的投入。产能的数据还有利于采购选择合适大小的供应商，合适供应商的选择有利于后续合作中的供应弹性和priority的平衡。

3，质量管控能力分析。

供应商质量评估一般需要携带Quality 人员帮助评估，至于质量工程师如何评估，这里不做阐述 。我想谈采购可以从哪些方面去判断工厂的质量管控能力? 最简单最直接的就是5S.虽然自己不是很喜欢5S,但参观5S做的好的工厂心里还是挺舒服的。5S做的好并代表质量就管控的好，但这是态度问题。面对质量首先得有个端正的态度，5S做的好的工厂至少面对质量问题的态度是好的。其次是看IQC检测能力，生产线质量检测点设置以及相关的质量检测工具是否齐全，质量控制文件以及执行状态，细到可以看每个工位是否有标准操作指南等。还可以通过看现有客户退货情况以及良率数据等。采购还要关注供应商不良退货流程

4，交期能力分析，同样的产品不同的供应商的交期可能相差很大。

供应商获取原物料能力不同，生产能力不同，有的采取自动化缩短工期提高产量，有的工艺先进带来更高效率，有的流程复杂延长交期，比如有家battery connector供应商，生产在中国，测试在日本，然后出货又在中国，一来一往就延长了一个星期的时间。其次工厂位置以及business terms 也会影响交期，比如走转厂或者RMB比起进口就可以缩短近一个星期交期。

5，财务状况分析。

要供应商提供真实的财务数据，哪怕一个真实资产负债表都很难。上市公司还好点，多少可以通过一些公司公开的财务数据去判断，虽然也有水分但不至于差的太多。供应商的财务状况涉及到合作的是否能长久，尤其采购需要发展一个合作伙伴关系供应商的时候。如果财务不健康，采购费了老大劲去培养，结果供应商半途倒闭或者因资金周转问题导致货期延迟等采购就头疼了。采购可以通过以下去了解供应商的财务状况：供应商的采购payment terms 和销售payment terms状况，供应商库存和订单情况；供应商最近5年的销售情况；供应商是否有减产或者扩产的计划；供应商设备的老化程度；员工福利状况；Reputation ,供应商是否经常拖其上游厂家的款项。供应商的投资方情况，其母公司或子公司情况等等

6，采购能力分析；

我作为采购我很关心供应商的采购能力。供应商的采购能力直接影响着后续的供应连续性以及后续的cost down 能力。如何判断供应商的采购能力? 采购架构；采购队伍素质（经验，资质等），供应商supply base 状况(比如电子料都是从现货商买，代理买还是原厂?,国外国内供应商状况)，采购流程是否完善?

7，人力资源状况评估。

是否招工困难，是否因人力短缺导致产能紧张?员工的离职率？员工福利状况，是否有**发生?员工是否得到必要培训?员工基本素质及技能情况? 员工合同状况（合同工vs临时工，合同到期时间等）?在线新员工比率；

8， 供应商配合意愿的判断。

通过一次拜访可以初步判断供应商的配合意愿情况。供应商出席接待人员情况，公司总经理携各部门负责人接待还是就一个业务接待? 对待拜访的准备是否认真到位？各部门各环节的人员对待采购的调查是否真诚认真?是否能获得高层的承诺? 信息的开放程度?

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