首先，要搞清楚什么情况下要用邮件。
一定要想清楚写邮件是为什么，这个为什么说的是最终目的，而不是每个动作是要为什么。对于客户和老板来说，他们往往注重的是你什么时候开始，什么时候能出结果，结果是否满足需要，对过程往往并不是十分关心。所以在一件事的结果出来以前的沟通，最好用电话与会面这种直接沟通来将所有的疑问与客户澄清清楚。
很多人经常的误区就是，事无巨细都用邮件沟通，内部讨论也用邮件，澄清个别问题也用邮件，邮件满天飞，而他自身还认为我所有的沟通都是有记录的，我在做事情了。殊不知，对于最终达到目的邮件还好，而没有结果的邮件沟通，对收件人只是纷扰，不解决本质问题，只能说明发邮件的人的沟通低效。
阶段性成果与最终成果需要有明显区分，否则一律最终成果出来时才会正式对外发出。
其次是邮件的起草，我把内容的书写放在第二位是不是就能充分说明，邮件的思路比内容更重要啊，内容是思路的体现，没有清晰的思路，邮件的效果会大打折扣。这里我的准则二如下：
说起来简单，做起来比较难，如何做到准则二呢？从邮件的组成来看，邮件的主要由收件人、主题、内容以及属名四个大部分组成。
1. 先说说邮件发送范围的确定，要给哪些收件人？
对于常规性问题，沟通最忌讳的是沟通不充分，相对来说信息泛滥来说，沟通不充分会导致团队内部理解不一致，不同步，沟通效果和效率低下。但是，对于某些敏感性问题，又切忌扩大化，所以在第一个准则的应用下，应该将相关方都放在邮件的收件范围内，主送与抄送明确区分好。
主送：是结果的主要汇报对象
抄送：分两类，对外与对内，对外要抄送次要汇报对象或是被要求的抄送人员（对外的抄送方要注意，一定要与主要汇报人确认好抄送名单，避免被迁扯进客户的内部矛盾，如果实在不清楚对方的身份与角色，就宁可不发）。对内抄送，是主要相关方与管理层。
密送:是需要知情，但是不在公开沟通范围内的密切相关人
2. 主题的定义与内容编排
不止一次听到高管与客户在调侃收到的邮件中，吐槽经常看到文不对题的情形，尤其对一些决策权高的人来说，日常处理邮件本身就多，一天上百封，甚至于两三百封都是有可能的，经常一封信眨眼间就被埋没在邮件狂潮中，所以要想让自己的邮件能够脱颖而出，又能被快速处理，主题的定义与内容的编排就需要匠心独具，简单明了，不拖泥带水，又方向明确，便于获得收件人的支持与快速响应。
对于主题来说一定要清晰明了，直达主题，如果可以做到不读邮件内容就可以清晰了解所为何事，又需要什么支持，是再好不过的。
我常用的 邮件主题格式 如下供参考:
本公司名-客户公司名：写邮件的目的
对内对外邮件主题格式可以稍有微调，但是一定要简单明了，直接阐明目的。见下文样例邮件中的主题。
内容的编排:
那我这里就说说准则一里提到的发起任务（Kick off）和结果文件该如何书写。
发起邮件(Kick off) 的书写需要涵盖以下内容:
- 事件描述
- 事件完成任务分解与分配，每个责任人的工作内容，工作要求，工作成果以及递交时间点
- 准备过程中的沟通方式以及协调人
下图为某项目招标文件准备的发起邮件的简单样例供参考
下图为某客户约见正式拜访发起邮件的简单样例供参考
在准备过程中间的讨论 ，往往不是群体性的，邮件不是优选方式，要么面对面，电话沟通或是涉及面广，可以采取会议方式，越高效越好。
我就曾经收到客户私下提醒说，让我们团队执行人员发邮件的时候，一是统一接口人，二是不要邮件满天飞，天天看到雪花一样的邮件，头都大了。不同人对同一件事发表观点，看不出主次也看不出结论。
除非是有些作秀形式，在沟通不顺畅的时候，为了彰显在做事情，要留下众多痕迹才会发邮件，但是时间久了，谁又不知道谁是如何的呢？本人比较倾向的方式是有实质性阶段性成果或是结果的时候再发邮件，不要为了发邮件而发邮件。接下来就要看看结果邮件的写法。
总结或汇报邮件的写法， 要将结果清晰明了简洁的展示出来，可以通过邮件内容就可以获得比较清晰的全局概念，而附件仅做为参考。(这里很大人会有的误区，是写邮件直接写:请见附件，供批准。简练是非常的简练，但是附件一打开就内容太多了。)
下图为***项目投标审批申请邮件样例
下图为接着上面的客户拜访后的跟踪总结以后续安排邮件样例。
这两种案例是我比较常用的，还有很多其他种类的邮件，大的原则都差不多，我也在不断摸索中。祝每个看到这篇文的朋友都能有所收获，加油！
1.主动收集。主动收集就是想方设法让客户参与进来，如竞赛、评比、猜谜、网页特殊效果、优惠、售后服务、促销等方式来有意识地营造自己的网上客户群，不断地用E-mail用户登记电子邮箱的页面，定期向客户发送本企业的产品信息和产品的正确使用方法和保养方法。2.定位正确。发送电子邮件要注意受众，如果滥发则容易被当成垃圾邮件，效率很低。所以在发送邮件时要注意对受众进行分析，了解哪些是潜在客户后再进行发送。
3.注意发送周期。发送电子邮件要根据内容注意发送周期，如果发送的是新闻信息，则周期不宜过长，如果是一般则不要过于频繁，否则可能客户开始会感兴趣，后来变成一种负担了。
4.避免邮件内容繁杂。电子邮件宣传不同于报纸、杂志等印刷品广告，篇幅越大越能显示出企业的实力和魄力。电子邮件应力求内容简洁，用最简单的内容表达出诉求点。如果必要，可以给出一个关于详细内容的链接，收件人如果有兴趣，会主动点击链接的内容。否则，内容再多也没有价值，只能引起收件人的反感。对于免费邮箱的使用者来说，因为有空间容量限制，太大的邮件肯定是被删除的首选对象。
5.避免邮件内容采用附件形式。有些发件人为省事，将一个甚至多个不同格式的文件作为附件插入邮件内容，自己省事，却给收件人带来很大麻烦。由于每个人所用的操作系统、应用软件会有所不同，所以附件内容每笔可以被收件人打开。
这是我写的一份邮件，马马虎虎，希望能帮助你。尊敬的**先生/女士：
您好！
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