网络打印机连接到局域网上,就成了一个网络节点。网络上的计算机通过特定的网络打印协议将被打印的文件发送到局域网内的交换机或路由器,交换机或路由器再将文档发送给连接打印机的内置或外置打印服务器,最后打印服务器将文件送进打印处理电路,开始打印。网络打印机支持AppleTalk、IPX/SPX、TCP/IP等网络协议。兼容多种网络系统平台,包括Windows、 Macintosh、UNIX等操作系统。在其它的各项辅助功能上,各个厂商大都有自己的特色功能帮助网络打印更顺利地进行,比如EPSON的“作业平衡”,HP的“ColorSmart II”等
而随着IPP(因特网打印协议)的推出,网络打印机甚至可以通过互联网进行打印,或者说,全世界的计算机可以在同一台打印机上进行打印。IPP也使网络打印机具备管理和监视功能。通过管理软件可以从远程查看和干预打印任务,对打印机的配置参数进行设定,绝大部分的网络打印管理软件都是基于WEB方式的,简单快捷。通过监视软件,用户可以查看打印任务,打印机的工作状态等信息。一般管理软件是给网管或者高级用户使用的,普通用户都具有打印机监视功能。
内置打印服务器很多时候被简称为打印网卡,其实它与电脑的网卡大不相同,电脑由于处理速度非常快,其网卡只需要一个网络控制器芯片即可从网络上收发数据包,数据包的处理由电脑的CPU完成,而打印机的网卡则需要独立接收网络上的打印数据,处理后通过打印机接口传给打印机。或者将打印机的状态反向传送给电脑,以便于用户了解打印机的状态。每一个打印机厂家都拥有自己独特的打印机接口,例如惠普的EIO接口,佳能的canope,爱普生的TYPE-B等等。在80年代初期,由于网络通讯的协议比较多,微软的windows操作系统采用NetBEUI协议,UNIX操作系统采用的TCP/IP协议,NOVELL公司的IPX/SPX协议,苹果公司的APPLETALK协议,更增加了打印服务器的复杂性。经过竞争,优胜劣汰,基本上只剩下TCP/IP和APPLETALK协议。随着互联网的普及,打印服务器更多地融入一些新的功能例如收发邮件的功能,远程管理的功能。
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