项目文档管理的文档管理在项目进程中的重要作用

作为管理完善的项目文档，管理者完全可以依顺它的轨迹看清整个项目进展的脉络，同时通过对阶段性文档的把握使整个项目质量得到很好的掌控。制定一套完整有序的项目文档管理规定十分必要，其作用有以下6个方面。

其一，它是项目管理者了解开发进度、存在的问题和预期目标的管理依据。第二，大多数软件开发项目会被划分成若干个任务，并由不同的组去完成。文档管理则是不同小组任务之间联系的重要凭证。第三，可提供完整的文档，保证了项目开发的质量。第四，项目文档是系统管理员、操作员、用户、管理者和其他相关人员了解系统如何工作的培训与参考资料；第五，项目文档将为系统维护人员提供维护支持；第六，项目文档作为重要的历史档案将成为新项目的开发资源。

现在大多数金融、通信企业为了更好的服务客户、准确掌握自身数据，都在不遗余力地建立数据仓库系统。企业数据仓库(EDW)从筹建项目组到软件开发建设再到系统上线维护，基本涉及了软件项目建设的所有环节，对文档管理提出了比较全面的要求。以下就EDW建设为例做作进一步探讨。

首先要借助VSS软件建立项目文档管理服务器以保存所有的项目文档。其次，项目保存的文档要涵盖项目管理、项目调研、项目开发、项目应用、系统管理、系统测试验收、项目培训、版本控制、数据质量管理、用户手册、系统上线等整个项目周期。然而从项目管理者的亲身体会来讲，这些文档的保存往往是混乱无序，无法快捷地获得所需信息。究其原因，项目组在系统开发过程中虽然重视了文档的保存，但却忽视了文档的管理。文档归档没有正式的管理要求，缺少文档提交的依据和规则。最后是建立文档管理规定。

以EDW项目为例，未建立文档管理的情况如图1所示。由于没有统一的文档管理规定，项目小组只对自己负责的项目文档熟悉。此外，无论是项目小组成员还是项目经理都对自己需要的其他文档的保存地点、文档名称等信息缺乏了解，无法及时获取重要文档。因此，项目经理根本无法从项目文档把握项目进展情况。

制定了文档管理规定后的情况如图2所示。由于项目文档管理员按照规定对文档进行管理，因此项目经理及小组成员都能快速得到自己所需的各类文档。同时，项目经理还可以很清晰地透过项目文档把握项目进展情况。

文档服务器是用于政府、企业等机构安全共享文档信息的整体解决方案，它依托书生 TESDI 数字权限管理技术、 SEP 数字文档技术，以集中管理的方式完整保存各单位日常产生的各类文档，提供最大程度的共享机制，使文档信息的价值得到最充分的利用，同时还能保证敏感文件不会被泄露 , 即使是对合法阅读者也能进行拷贝、打印等权限的管理和控制，从而彻底解决机构用户的信息数字化率和信息使用率偏低的问题。

书生文档服务器是一个文档集中存放，受限访问的平台。系统采用了书生 SEPReader 作为文档阅读的终端，采用 SEPWriter 作为文档转换的工具。 SEP Writer 将不同格式不同应用程序生成的文档转换成统一的 SEP 格式，再通过客户端将转换后的文件提交给给安全文档管理服务器（ SDP Server ），保存到专门的安全文档数据库中。服务器统一控制每个文档针对每个操作人员的浏览、复制、打印、传播、摘录等权限，最大限度的保证电子文档安全，而且又不妨碍合法和正常的阅读以及操作。

书生文档服务器集成了多种主流的用户身份机制，包括 Windows 域和活动目录， Lotus 用户集成， LDAP 用户集成以及提供集成其他基于数据库的应用系统用户机制。可以和各种类型的应用系统无缝集成。系统提供 14 种不同粒度的访问权限，可以充分满足复杂的管理需要。

传统的文档管理系统不同的是，书生文档服务器真正防止了非受限的传播重要文档，比如传统的档案系统，虽然有多级的用户权限管理机制，但文档一旦被某个用户访问，用户就可以不受限的将该文档通过拷贝，邮寄等方式传播给他人。而此系统采用的文档的终生机制，文档无论何时被访问，除非管理员特别指定，文档都受管理系统的控制。可以称作是全程安全的文档管理系统。

文档服务器可以与书生 Office 配合进行使用，会具有最佳的使用效果。用户在用 Office 编辑定稿后轻松一键即可提交给文档服务器，便捷方便的操作最大程度地降低了使用者的负担，使文档集中共享的制度能得到最有效的贯彻执行。

---