企业邮箱管理及使用规定

你根据这份公司计算机使用及电子邮箱、网络管理、规定，自己修改一下吧

一、计算机使用与管理

1、计算机（及附带产品）的产权归公司所有，任何人不得将计算机或其附件的部分或全部移离办公室。

2、公司办公室计算机管理员人员应对计算机的类型、相关附件、使用者、领取时间等有关事项进行详尽、准确的登记。计算月亮船 教育资源网http://www.moonedu.com机使用者应配合管理人员的工作，并签名登记使用。

3、计算机（及附带产品）由使用者专人保管，使用者对计算机（及附件）的损坏、灭失负责, 丢失或损坏必须照价赔偿。

4、计算机使用者应爱惜计算机，正确使用计算机。全体员工要爱护公司机器设备，在没有得到部门负责人和公司计算月亮船 教育资源网http://www.moonedu.com机系统维护员的同意，不得私自拆机。如遇到自己不能解决的问题，由公司计算机系统维护员协助解决。

5、公司员工使用电脑不能设置开机密码，如有特殊原因，必须经部门负责人同意。设置密码后，应交网络管理员一份书面密码说明。

6、计算机使用者归还计算机（及附件）时，应到公司办公室计算机管理员处办理归还手续。管理员应详尽、准确登记归还的计算机类型、相关附件、归还时间等。

7、中午休息时间和下班后请关机，并关闭电源。确保计算机系统的安全。

二、网络管理

1、计算机系统安全管理

任何人不得进入未经许可的计算机系统,更改系统信息和用户数据；

任何人不得利用计算机技术侵占用户合法利益，不得制作、复制和传播妨害公司利益的有关信息；

各事业部、各部门要定期给数据进行备份，防发生故障时进行恢复。

作为外贸业务员，每天都会收到很多电子邮件（哦，你每天只有一封，那努力吧），那么你是如何管理和答复这些邮件的呢？我的一些个人看法，供参考: 如何管理好电子邮件之 如何识别真假讯盘： 你可能每天都会收到很多新的讯盘，特别是如果你做了网络推广的话，但是其中有很多是无用或者虚假的讯盘，如果是一个真的客户，你没有认真答复可能会失去，如果是国内同行，如果你发了详细的资料或者报价，将会泄漏自己的信息，特别是技术设计比较高的行业，泄漏信息是十分不好的。所以识别真假客户是必要的。如何识别他们？ 首先，查一下发件人的IP，方法：右键单击收到的邮件，选择属性－详细信息，在里面你会看到几个IP地址，然后查询IP所属的区域，可以到ip.lk52.com这类的网站查，输入IP地址就可以知道来自哪个地区； 其次，如果你的网站有计数器，同时可以参考一下计数器里面的IP记录，看看是不是有这个IP浏览过你的网站；一般来说用国外代理服务器上国内工厂的网站比较困难，所以一般国内的是用真实IP上你的网站，发送邮件的时候可能会用代理服务器。用计数器还有一个好处，就是可以知道浏览你网页的是通过什么地方知道你的，是点击B2B网站上面的链接还是直接输入你的网站地址？如果是直接输入地址，那就要想想他是怎么知道的。 第三，看看客户发来邮件的时间，根据时差判断客户发送邮件的时间，比如早上八九点从德国IP发送过来的邮件基本有问题。 第四，看看客户在邮件里面是否留了详细的联系资料，如果有网址，详细电话传真地址等，一般比较可信，对于资料不全的，可以问问他的联系资料，猜测有问题的，可以发送传真或者电话询问一下。打电话给客户会让客户觉得你比较重视他，哪怕只是说明一下收到了他的讯盘，有利无害。 第五，分析客户讯盘的内容，如果有具体的规格，详细的要求，这类客户比较有价值，如果只是笼统的要样本价格单什么的，比较没什么意义，至少短期没什么价值。 对于使用YAHOO, HOTMAIL邮箱的讯盘，多留心。 如何管理好电子邮件之 如何撰写一封规范的邮件： 1．使用统一的信纸，最好有公司的商标，主要产品的图片类别等等，很方便就可以做一个，网络下载的信纸不太适合商务使用。 2．格式正确，统一，邮件主题合理，拼写无误。所有发给客户的邮件应该采用统一的格式： （1）邮件主题最好有公司名字等，比如公司名字是EXPORT，行业是PLASTIC，这封邮件的内容是给一款产品报价，那么主题可以写Export Plastic/quotation of item A. 这样有一个好处，可以方便客户以及你自己以后查找给客户的信息，对于来往邮件很多的客户，开始的时候我往往要花很多时间去查找以前的报价以及其它资料，但是现在通过主题就很方便知道邮件大概内容是什么，节省很多时间。 （2）邮件正文两端对齐：对于段落很多的邮件，正文两端对齐会显得很整洁。 （3）第一封邮件最好写上Mr.或者Ms.某某，职位写SALES MANAGER等，不管你是不是经理，写上没关系，你职位高客户会觉得把他当回事，有好处。 （4）落款有公司标识以及详细联系资料 3．版面整洁，在OE里面将撰写邮件的字体，字号（10－12号比较好）都设置好，不要一会大字一会小字；也不要花花绿绿的，特别是不要全篇都是大写字母，会增加阅读的难度，让人反感。除非是对一些需要特别提醒客户注意的地方，可以用大写，加粗，特殊颜色等突出显示。 4．拼写无误，在每封邮件发出之前都应该利用拼写检查工具检查是否全部拼写无误 5．表述准确，能够准确表达我方的观点，不要使客户产生任何的歧义，尽量避免有歧义的单词或者短语，尽量避免使用俚语等。

第一条 为了规范互联网电子邮件服务，保障互联网电子邮件服务使用者的合法权利，根据《中华人民共和国电信条例》和《互联网信息服务管理办法》等法律、行政法规的规定，制定本办法。第二条 在中华人民共和国境内提供互联网电子邮件服务以及为互联网电子邮件服务提供接入服务和发送互联网电子邮件，适用本办法。

本办法所称互联网电子邮件服务，是指设置互联网电子邮件服务器，为互联网用户发送、接收互联网电子邮件提供条件的行为。第三条 公民使用互联网电子邮件服务的通信秘密受法律保护。除因国家安全或者追查刑事犯罪的需要，由公安机关或者检察机关依照法律规定的程序对通信内容进行检查外，任何组织或者个人不得以任何理由侵犯公民的通信秘密。第四条 提供互联网电子邮件服务，应当事先取得增值电信业务经营许可或者依法履行非经营性互联网信息服务备案手续。

未取得增值电信业务经营许可或者未履行非经营性互联网信息服务备案手续，任何组织或者个人不得在中华人民共和国境内开展互联网电子邮件服务。第五条 互联网接入服务提供者等电信业务提供者，不得为未取得增值电信业务经营许可或者未履行非经营性互联网信息服务备案手续的组织或者个人开展互联网电子邮件服务提供接入服务。第六条 国家对互联网电子邮件服务提供者的电子邮件服务器IP地址实行登记管理。互联网电子邮件服务提供者应当在电子邮件服务器开通前二十日将互联网电子邮件服务器所使用的IP地址向中华人民共和国信息产业部（以下简称“信息产业部”）或者省、自治区、直辖市通信管理局（以下简称“通信管理局”）登记。

互联网电子邮件服务提供者拟变更电子邮件服务器IP地址的，应当提前三十日办理变更手续。第七条 互联网电子邮件服务提供者应当按照信息产业部制定的技术标准建设互联网电子邮件服务系统，关闭电子邮件服务器匿名转发功能，并加强电子邮件服务系统的安全管理，发现网络安全漏洞后应当及时采取安全防范措施。第八条 互联网电子邮件服务提供者向用户提供服务，应当明确告知用户服务内容和使用规则。第九条 互联网电子邮件服务提供者对用户的个人注册信息和互联网电子邮件地址，负有保密的义务。

互联网电子邮件服务提供者及其工作人员不得非法使用用户的个人注册信息资料和互联网电子邮件地址；未经用户同意，不得泄露用户的个人注册信息和互联网电子邮件地址，但法律、行政法规另有规定的除外。第十条 互联网电子邮件服务提供者应当记录经其电子邮件服务器发送或者接收的互联网电子邮件的发送或者接收时间、发送者和接收者的互联网电子邮件地址及IP地址。上述记录应当保存六十日，并在国家有关机关依法查询时予以提供。第十一条 任何组织或者个人不得制作、复制、发布、传播包含《中华人民共和国电信条例》第五十七条规定内容的互联网电子邮件。

任何组织或者个人不得利用互联网电子邮件从事《中华人民共和国电信条例》第五十八条禁止的危害网络安全和信息安全的活动。第十二条 任何组织或者个人不得有下列行为：

（一）未经授权利用他人的计算机系统发送互联网电子邮件；

（二）将采用在线自动收集、字母或者数字任意组合等手段获得的他人的互联网电子邮件地址用于出售、共享、交换或者向通过上述方式获得的电子邮件地址发送互联网电子邮件。第十三条 任何组织或者个人不得有下列发送或者委托发送互联网电子邮件的行为：

（一）故意隐匿或者伪造互联网电子邮件信封信息；

（二）未经互联网电子邮件接收者明确同意，向其发送包含商业广告内容的互联网电子邮件；

（三）发送包含商业广告内容的互联网电子邮件时，未在互联网电子邮件标题信息前部注明“广告”或者“AD”字样。第十四条 互联网电子邮件接收者明确同意接收包含商业广告内容的互联网电子邮件后，拒绝继续接收的，互联网电子邮件发送者应当停止发送。双方另有约定的除外。

互联网电子邮件服务发送者发送包含商业广告内容的互联网电子邮件，应当向接收者提供拒绝继续接收的联系方式，包括发送者的电子邮件地址，并保证所提供的联系方式在30日内有效。第十五条 互联网电子邮件服务提供者、为互联网电子邮件服务提供接入服务的电信业务提供者应当受理用户对互联网电子邮件的举报，并为用户提供便捷的举报方式。

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