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干货 | 彻底搞懂外贸流程,收藏这一篇就够了!

2021年,外贸形式一片大好,越来越多的新伙伴纷纷加入了外贸行业。但是,小编最近也接触了很多外贸人员,尤其是想要入行或者是刚刚入行的小伙伴,对整个外贸的全流程都不太熟悉,本篇文章小编就带你轻松了解外贸全流程哦!

外贸全流程总结概括下来就是“约—货—款—运—单”,从客户开发、询盘、报价、签订合同、订货、备货、报检报关、装船、结汇等等。

1、客户开发

1、客户开发前期准备(公司、产品&行业分析)

外部准备:所处行业了解、产品当前市场容量以及未来发展趋势和前景。

内部准备:公司的产品类型、英文功能描述、市场定位、公司优劣势、同行业产品优劣势

2、客户开发渠道

搜索引擎找客户、社交平台、B2B平台、分类信息网、论坛、线上&线下展会、行业协会、海关数据、黄页名录、电话直接沟通等方式都可以进行客户渠道开发。

3、发送外贸开发信

一直以来开发信都被称为外贸的敲门砖,不管是扩展外贸业务量,还是开发培养新客户,开发信都是十分重要的。开发信怎么发可以参考下文哦!

4、回复询盘

收到买家的回复询盘,需要辨别询盘的类型、用户身份,解析买家询盘信息,明确买家需求,着手回复询盘并后期跟进。

报价&议价

报价,是外贸流程中最为关键的环节之一,报价直接决定了你是否促成这个订单的关键因素。外贸业务员接到询盘后第一时间确认用户来源,对客户需要的产品进行报价,列明交易的条件,回复客户的 提问的价格和提出的条件以及各项资料数据的提供。

如果报价完之后跟了一段时间客户就不回复了,先检查一下你回复的邮件里有没有公司签名、标明产品并且最好做个前封邮件的小概述。

3、样品寄送(视客户需求)

1、新客户索取样品,不同情况不同对待。

寄样前需做的工作

样品确认、取样原则、寄样地址、费用承担以及运输方式对比(快递名、价格、速度、服务、优势)

2、寄样后的跟踪事宜

4、签订合同

贸易双方就报价以及付款条件等达成一致之后,双方即可签订合同。一般合同需要确认的内容包括:确认书(Confirmation) 、协议书(Agreement)、备忘录(Memorandum)、定单(Order)、委托订购单(Indent)等。

5、备货生产

合同签订,收到定金之后,就可以下订单到工厂生产或采购。这个环节,所有的货物上规格、颜色、数量、包装必须按照客户要求或确认样品做,最后与买家确认。

6、验货

在交货前1周,需要通知验货员来验货。一般有3种情况:

1、国外客户亲自验货:一般提前1-2周,根据客户的行程来安排验货。

2、客户委托国内贸易公司验货:一般出货前1-2周,提前安排人员验货。

3、第三方机构验货:提前1-2周,根据客户要求或者是双方协商,选定一家第三方机构根据客户的要求进行验货。

7、商检

出口产品进行法定检验的,必须取得出口商品检验证书。提供出口合同和信用证复印件、商业发票、包装单、报关单、出口商检申请表等商品检验所需资料。

8、订舱送货

据合同或信用证上的装运条款发订舱委托书给货代帮忙安排订舱。FOB条款下,卖家提前联系客户的货代公司,将货物交付到指定地点。CIF,CFR情况下卖家货运承担,提前安排订舱、确定船期等内容。

9、投保装船

根据价格术语,对商品进行投保,在装货期限之前发运货物。

10、报关

货物离境前一般要经过5个环节:出口申报,审核单证,查验货物,办理征税,清关放行。将海关需要的单据,单证准备好通过货代或代理报关公司代理申报、然后海关对货物进行查验、海关开出税单收取关税、最后放行。

手续通关手续极为繁琐又极其重要,如不能顺利通关则无法完成交易。

11、交单结汇

1、采用L/C(信用证)收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。

2、采用T/T(电汇)收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

3、如果T/T收汇(电汇)的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

12、核销、退税

第一次申领出口收汇核销单,需要提前开户领单(不然无法报关),凭海关注册登记证明书、申请书、营业执照、外经贸部门批准经营进出口业务批件等材料到外汇局办理登记。

报关时,核销单是不可或缺的。报关后,自报关起两个月内,要凭商业发票、核销单和海关出具的出口报关单,到外汇局办理存根手续。

最后就是核销了,您需要在收到外汇之日起的一个月内凭核销单、银行出具的"出口收汇核销专用联"和其它材料到外汇局办理出口收汇核销。

13、业务善后

1、每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

2、所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

3、单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助。

当然,实际的外贸业务操作过程中,还会有更多的细节问题,也会遇到各种各样的突发麻烦,大家可以根据具体情况具体分析、解决~


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