商务中心服务要求

没有要求，看这个对你有没有用：

商务中心服务规范

来源：E网摘录 阅读：71 更新：2008-12-1 百度搜藏

(1)前台服务

1.接听电话和留言

3.问候语:Good morning/Good afternoon, May I help you?

4.听清转接对象或分机号码。

5.Transfer,等有人接再转接,然后挂机。

1)当所要转接的分机占线或客户外出,问明来电人是否有需要,为客户留言。

2)留言时首先要记录下所要找的客户的公司名称、房号和姓名、对方的姓名、公司名称、联络的电话、时间、并签上自己的姓名。

3)当客户外出回来时及时交给他。

4)如该客户出差在外多日,可把留言转交给其公司的其他人,以免有紧急问题www.fdcew.com可及时解决。

(2)收发快件与邮寄

a)发快件

1)客户交发快件到前台时,要在《每日服务记录Daily Job Sheet》和《外发快递记录Out Going Courier》上登记下日期、公司简称、快件种类、地点并准确记录下快件编号,经手人签字。

2)打电话通知快递公司来取件,留下底单,并在上登记公司名称、快递类别(市内快递、EMS、DHL或其他)。

b)收快件

1)快递公司送来快件,先签收,然后在《快递收件记录Incoming Courier List》登记日期、收件时间、公司、简称、快件种类、快件编号,并注明是否是包裹,最后经手人签名。

2)及时把快件送交客户,并让客户签收。

(3)邮寄

1)对客户交寄信函,在专用本上登记日期、客户名称、发送地址。于每天下午4:00左右交于楼下邮政服务台送寄。

2)于下月初带登记本到楼下邮政服务台与服务台工作人员核对,以便月结帐。

(4)收发传真

a)发传真

客户交发传真时,根据所给传真号码正确发送,同时登记下日期、简称、传真号码及其他明细,并签上经手人姓名,然后把传真确认报告归档。

b)收传真

1)收进传真应及时送交客户,如一时走不开,可先打电话通知客户

2)收到客户传真时,根据商务中心客户或大楼客户在Daily Job Sheet或租户服务单上登记日期、客户简称、及传真的大致内容,然后送交给对应的客户,请客户签收。

(5)报纸的订阅和分发

a)订报

1)每年的年初或六月底询问客户是否有订报需要并做好书面记录

2)根据记录填好,订报的电脑清单带上钱款到九江路邮电局支局(九江路36号)订阅

3)及时更新客户的订阅清单。

b)取报

每周星期一至星期五早上九点半左右,到底楼大堂前台取报。

c)发报

根据更新后的客户订阅清单,把报纸分开。

d)送报

在早上10:00左右把报纸送到客户房间内。

(6)文字处理

1)客户需打印文件、表格、应热情接待,仔细了解客户要求和所要达到的效果

2)视前台工作情况,估计完成所需要的时间,转告客人,并请他回房或在沙发上稍候

3)按照客人所提出的要求,正确处理文件,并打出草稿给客户审阅

4)交付正本后,在《每日服务记录Daily Job Sheet》上登记公司名称、房号、服务项目。

(7)翻译

1)当客户有翻译业务时,应热情接下任务

2)翻译成文后,交部门审阅,打出草稿给客户,并接受客户的修改

3)完成译文以后,在《每日服务记录Daily Job Sheet》上登记公司名称、房号、服务项目。

(8)预订

a)火车票

为客户预定火车票前,应清楚地在预定登记表上记下客户所需火车票的时间、目的地、班次、张数、火车票的种类,并询问是否需要往返车票,最后请客户签名确认

立即与票务中心取得联系,询问是否有客户需要的火车票www.fdcew.com,如果有的话立即让他们送来如没有的话,征求客户的意见,是否可换其他的时间,尽量满足客户的要求

当票务中心把票送来以后,交于客户让其确认,在《每日服务记录Daily Job Sheet》上登记公司名称、房号、服务项目。

b)飞机票

给客户预定飞机票前,应清楚地记下客户欲订机票的班次、目的地、起飞时间、张数、并问清哪个航空公司,有何特殊要求

与航空公司取得联系,询问是否有票,如有就告知航空公司预定部客户的姓名、性别、身份证号、国籍或护照号,并要求送票上门

票送来后请客户确认收下,并在《每日服务记录Daily Job Sheet》上登记公司名称及服务项目。

c)酒店

将客户要求发传真到条件符合的酒店预定房间,其中要注明入住日期、公司名称、客户姓名、房间类型、并请酒店发回确认信

当收到酒店确认信以后,及时通知客户酒店的名称、地址及酒店经办部门人员的姓名

在《每日服务记录Daily Job Sheet》上登记客户名称及服务项目。

(9)大小会议室的预定及使用

a)预定

1)客户预定会议室时,先察看会议预定表,核实有无空置,如空置则接受预定如已有公司预定,则应在确认前预订仍生效的情况下才回绝本预订。

2)会议室的预订必须问清有关细节,填写会议预订表:

i.公司名称、联系人。

ii.会议日期和时间。

iii.会议形式和人数,告知收费标准。

iv.询问是否需要提供会议设备设施,并告知会议期间可免费提供白板、电视机、录像机、幻灯片、铅笔、纸。

v.告知会议期间免费提供纯蒸馏水。询问是否需要提供咖啡、茶水或其他饮料,告知单价。

vi.询问其他要求,尽量做到不拒绝。最后,核对预订内容,详细填写预订表。

b)会议室确认

于预订开会日期的前一天,致电相关公司联系人,再次核对预订内容。修改后,复印预订表两份,分别致主管、清洁工。

c)使用

1)基本做到会议前半小时,会议室处于准备状态:

客户要求的会议形式,设备设施的准备,纸、笔、杯子以统一标准的方式摆放,以及客户特殊要求,特殊准备。

2)从第一个客人进入开始,前台文员主动询问、指明方向,清洁工及时提供茶水服务。

3)适当时候向客户致欢迎词“欢迎您到商务中心”,并向其展示所需设备。询问客户有何要求,若有则记录下来。最后告知若需其他服务请拨打“0”通知前台。

4)客户开始使用会议室时,在《会议室使用记录表》登记客户名称、房号、服务项目及开始使用时间。

5)会议室使用完毕后,记录下时间和产生费用,请会议联络人或组织者签字认可。然后,由前台通知清洁工清扫。

d)有关注意事项

i.所有电线应由内部职员保管,并为每条电线配备一只橡皮圈。若客户连续几天租借和使用会议室,应每天收回电线。

ii.安装好设备。保证顾客使用时只需按下电源开关。

iii.遥控器应和相应的设备放在一起。

iv. 所有设备应放在规定位置,以便向顾客介绍。

(10)设备的出租

若租户要将设备借到自己的房间使用,则应为其送去,同时带上拖线板,以备使用,并为客户安装。回来后登记使用启始时间

告诉客户用毕请打电话到“0”通知前台文员去取

当前台文员收到客户的电话以后,立即去客户处,收回设备

登记用毕时间。

(11)借小推车

当有客户到前台借小推车时,打电话通知清洁

工

清洁工把小推车送到前台,交给客户

当得知客户已用完推车时,清洁工或前台文员前去取车,并归位。

(12)煮咖啡的程序

在瓶中备好所需冷水,倒人咖啡机内的蓄水处

在过滤壶中防入过滤纸

在过滤纸中加入适量的咖啡

把咖啡壶放置在底座上

打开电源开关,加热

咖啡液会顺着滤壶滴入空壶

在咖啡装满整个壶之前2分钟,关闭电源开关,以免关闭开关后继续滴下的咖啡溢出壶外。

(13)茶水和咖啡的递送

第一,得知客户所需饮料、咖啡及茶水的数量,准备好杯碟、小勺及壶

第二,查明所需饮料、咖啡及茶水的数量库存满否,若不够,会议使用前备齐

第三,在会议室使用的当日,提前半小时准备,以防匆忙

第四,根据客户要求,备齐饮料、咖啡及茶水,并事先填好帐单同托盘按时送给客户,并请客户签单(当客户忙于接待客人时,帐单可在客人走后在签),并询问是否有进一步要求

第五,当客户用完茶水以后,及时通知清洁工清扫。

(14)前台每月服务收入统计

每天根据前台《每日服务记录Daily Job Sheet》上的服务记录分类进行统计,其中分一般秘书服务、商务服务、大小会议室租用及其他租用。

月底根据每日的统计,出一张分类汇总的报表上交副主管。

商务中心主要分为三类:

第一类:酒店式商务中心

酒店式商务中心主要的功能是代宾客进行打印、复印、传真、翻译等。你本人最好要具备办公室秘书的技能。会飞快地打字、帮人复印、代发传真等。

经营方向：

商务中心主要起问询代办功能，大多数商务中心盈利微薄，要根据酒店入住率去看，就是你做得再好，酒店生意差，相对来说你的生意就是淡下来，不过搞的有特色，长期下来会影响到周边酒店。

1、收发传真。

2、打字纠稿。

3、委托代办。（包括货物寄存，收取点费用。）

4、火车订票。（最好能够现场出票的那种，其它酒店就会向你来代购。）

5、飞机订票。（要求折扣点低一点）

6、旅游定点。（可向旅行社咨询，可以以介绍的形式向旅行社提供客源，从中提取回扣。重点是景点一日游）

7、特色经营。（此点要和酒店商议，一般酒店没有，就是卖一些地方特产，要高档一些的，手饰也可以。不过此点要求商务中心面积大点。）

8、话费充值。（卖一些充值卡。）

9、租车包办。（跟行李生的关系搞好一点，可以代客人租车，如第二天去飞机场，包大巴车什么的。）

第二类:网络式商务中心

网络式商务中心是基于Internet的互动平台。

NCE商务中心将是一个电子商务平台，电子商务作为一种基于Internet新兴的商务活动方式，其巨大的活力和广阔的发展前景使其正在成为当今经济领域里蓬勃发展的潮流。发达国家、发展较快的发展中国家都已建立了电子商务公共服务平台，目前美国及发达国家通过电子商务平台而进行的商务活动已占整个商务活动的17%，电子商务公共服务平台已成为推动经济建设和发展的重要手段，代表了一个国家或中心城市的综合实力和水平。比尔.盖茨说：未来要么电子商务，要么无商可务。电子商务将驱动全球的经济发展。

在这个电子商务平台上，您可以发布您的个人信息、企业产品信息，寻求合作伙伴。总之，您可以利用现有的资源，通过与其他可交流资源的互换整合，在这里实现销售、订单和搭建产品的供应链，既有效地控制了运作成本，又可以赢得更多的机会。

商务中心将提供：供求信息平台、企业广告平台、文章发表平台。使您人生和事业完全和Internet接轨，具有极高的商业价值。

第三类：写字楼式的商务中心

商务中心与普通写字楼的不同在于它提供的是一系列商务办公服务,更便捷,更灵活,做到分时租用,即时办公

一种发达商业城市新兴的办公模式———即时办公已经在沪上高级写字楼中频繁出现。这种模式包括可以按小时计算的灵活租期、包括商务秘书在内的各类配套服务、国际多城市的办公场地提供等，一定程度上满足了跨国办公、移动商务、短期会议等一系列商务办公新需求。

即时办公是为了迎合市场需求而诞生的新兴服务,也就是即时进入即时办公,可以随时“退房”的办公室。即时办公需要由专业团队管理,提供国际化的服务和配套设施,以一流品质的办公空间提供一到几十人用全配套的办公室、会议室，客户甚至可以按小时租用。这种租用模式被称作“即时办公室”。

灵活的租期是“即时办公”最根本的特色，既迎合了市场需求,又填补市场空白点。另外，“即时办公室”与普通写字楼的不同在于它提供的是一系列商务办公服务，包括良好的办公环境、办公家具及办公自动化设备，专业秘书服务，会客室等。商务中心还提供价位更加低廉的办公席位，客户尽管不在商务中心内办公，但对外联络时使用商务中心提供的地址和固定电话号码，商务中心的专职秘书可按客户指令工作，应答来电、留言转告、信函和e-mail收发，还可以为客户提供投资咨询、注册办照、财务记账、代理报税等。

在全球办公趋于国际化、品质化、网络化的今天，办公楼开发、定位、管理和服务的差异化将是商业地产领域的又一新课题。

商务中心定义：

● 全套办公家具、设备、办公室短期弹性租赁；完善的硬件空间规划

● 先进的网络系统和专业的秘书服务，给客户提供多方位的商务服务，有利于客户商务推广，对商务人士来说，只要提个公文包进来，马上即可办公。

商务中心功能：

● 提供全套办公设备

● 提供全方位的秘书服务

● 提供会议中心及设备租借

● 提供完善的工商咨询代办服务

● 提供法律、会计事务所咨询服务

● 提供通讯联络登记服务

适合商务中心的企业：

● 跨国性海外分公司或办事处

● 新公司或分公司成立

● 短期办公空间扩张

● 专案性临时组织

● 公司缩小规模

● 专业顾问型态小公司

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