如何巧妙地回复外贸邮件

在回复客户这样的邮件询盘时，如果有不明确的地方请以邮件方式问，引起他的注意。如果直接一封邮件回复过去，可能得到的结果就是石沉大海，因为你被客户牵着走了。还可以试着问下客人是否有自己货代，根据客人所在国家情况而询问客户。让他确认，是FOB？EXW？还是CIF？

等该确认的东西确认了，做个正式报价，附上运输方式及大概需要的运费金额。报价上的产品图如不清晰，单独附一张清晰的，用ps压缩大小但是不压缩分辨率。

发完报价最好及时跟踪。打个电话过去，打一个电话比发十封邮件可能更有用。客户听到你的声音，你自报家门，客户更容易记住你，发邮件有可能永远记不住你。

很多外贸人问如何开发潜在客户，其实采用简洁有效的沟通比什么都重要，例如邮件。而邮件内容的信息就需要符合清晰、明确、具备可读性和相关性这四点。

本次我们给大家草拟了4封电子邮件模版，帮助与潜在客户联系：

1. Landing the First Communication: Introduction Email to Potential Clients

敲定第一次沟通：向潜在客户发送电子邮件

这封电子邮件用来介绍公司情况，关键是建立你在客户心中专业的形象，并且提出沟通的邀请。

Hi [Prospect],

We’re a Y company that specializes in XX to help you...

我们是一家Y公司，专业生产XX产品（选择您的主要业务以及成功经验），可以帮助您的公司解决XX问题。

I’m wondering if you might be open to an initial conversation to gauge a fit? We’ve worked with companies like XX and XX to gain XX% goals.

我想知道你您是否愿意跟我有一次沟通交流？我们与XX的公司合作（插入两到三个客户） ，主要是XX产品。

If you have a minute or two to learn more about us, you can visit us here at XX. If I don’t hear from you, I will reach out to you via phone later in the week.

如果您有时间可以点击XX网址来了解更多信息。如果我没有收到您的回复，我会在本周再通过电话与您联系。

Thank you,

[Your Name]

2. Landing the First Communication: Follow-Up Email

敲定第一次沟通：后续电子邮件

这将用作上述电子邮件的后续（第二天或下一周）。

我建议使用这样的主题行：Sorry I Missed You。我们的研究发现使用这样的主题行，邮件的打开率在30%-40%。

Hi [Prospect],

Quickly following up on my email from yesterday. I tried to call you, but was unable to connect. Hoping to set up a call to introduce my company, XX. Do you have 10 minutes anytime early next week that would work?

这是接着昨天那封邮件写的。我试着打电话给您，但无人接听。我真诚地希望能有机会跟您在电话里介绍下我们的公司（放入公司名称）。您下周能抽10分钟跟我通个电话吗？

I thought you might find some interest in our work with XX comapany. We helped them to achieve goals resulting in XX% increasing achievements. You can read the whole story here: XXX。

我认为你可能会对我们与客户的合作感兴趣。我们已经成功帮助他们取得的很好的业绩目标。（理想情况下此处可以列出一些数据，但其实任何有积极意义的结果都能起作用）您可以看下这些案例。（可以提供案例附件，如果涉及保密信息，也可不提供）

As a reminder, we’re a Y company, exper / specializing in the XX category. We’ve worked with XX company, and many others to achieve goal.

请容我再提醒您：我们只专业与XX产品的Y公司，我们已经跟很多大客户合作，并且帮助很多人完成了业绩目标。

Best,

[Your Name]

3. Post-Proposal Send: Follow-Up Email

提案后发送：后续电子邮件

这封邮件尽量别用，除非你的潜在客户彻底消失了。这封邮件通常会得到回应，因为它轻微地暗示了客户他们“消失”了，而您还想坚持联系他们，这既简单又有效。

此外它还能再一次的向潜在客户展示公司信息以及您的专业产品。

据我们的研究表明，大多数潜在客户的回应是道歉和欣赏。即使你现在还没有获得客户的订单，但至少你知道是否可以继续将这个客户列在你的名单中。

这里推荐使用的主题行为：[Company Name] -- Still Interested?

Hi [Prospect],

Hope you had a good weekend (been well, etc.*).

希望您度过一个愉快的周末。

Not sure if you’ve been really slammed or you’ve decided to hold off for now, but I wanted to see if you might have any feedback on our proposal?

虽然不太确定您是拒绝了我们还是悬而未决，但我还是想知道您对我们的产品和提案是否有意见或建议？

Certainly no rush on our end -- I don’t want to become a pest if you’d prefer I hold off on contact.

当然我并不急于求成，如果您是暂时没有需求也请告诉我，因为我不想成为被您讨厌的人。

I also thought you might have some interest in a recent post on XX category. You can read it here: link.

我还觉得您可能对我们近期关于XX的产品感兴趣。（一份为客户特别定制的产品类目文件，如果没有，也可以使用一些第三方文章佐证），您可以在此阅读：（附件）。

Look forward to hearing from you.

期待您的回信。

Thanks,

[Your Name]

注意：不要使用Hope you’ve been well/had a good weekend来做主题行。

4. Last-Try Send: Follow-Up Email

最后尝试发送：跟进邮件

不止一次的跟进联系潜在客户很重要，但知道什么时候放弃也很重要。是什么时间点呢？当客户觉得你在浪费他们的时间，或对方真的没有意向，而你也来浪费开发其他潜在客户的时间时。

因此，当您没有更多时间精力来跟进这个潜在客户时，或者目前无法继续推进时，可以使用下面这封邮件。

Hi [Prospect],

I've tried to reach out a few times now without a reply. Usually when this happens, it means my offer is not a priority right now. Is it safe for me to assume that's the case here?

我试图联系您好几次但都没有回复。通常情况下，这意味着我的报价（或产品）目前不在您的优先考虑范围内。不知道我这样的猜想是否正确？

If it is, I won't bother you any more. If you'd rather I follow up in a month or two when you have more bandwidth, I'm happy to do that as well.

如果是的话，那我不再打扰您。如果您在一至两个月内有更多的需求，那么我很高兴再给您发送产品类目及报价。

Thanks for your time.

感谢您拨冗阅读。

Regards,

[Your Name]

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