外事接待礼仪的基本流程

外事接待礼仪的基本流程

外事接待礼仪的基本流程，我们都知道在在职场中最重要的就是与人打交道，需要讲究一定的礼仪，因此要学会一定的技巧和方法，才能够更好的完成接待任务，下面一起了解一下外事接待礼仪的基本流程。

外事接待礼仪的基本流程1

迎送

在涉外活动中，到机场、车站迎接或送行客人，也是一种礼节。迎接时，须在飞机或火车抵达之前迎候。外宾出机场或车站时，应按照身份高低站成一列，经礼宾工作人员介绍，主动与外宾握手问候，表示欢迎。

为外宾送行时，应在外宾登机或上车之前到达机场或车站，按照身份高低排成一列与外宾握手告别，并表示良好祝愿。在机场送行时，一般说“祝你一路平安”(不说一路顺风)、“欢迎再来”等祝愿话在车站(站台)送行时，要等到火车开动后挥手告别，直至走远时方可离去。

陪同

陪同作为一种礼遇，一要按照“对等原则”(对外交往有两个原则，另一个是“国际惯例原则”)，视外宾的职务、身份而定陪同人员。二要，依据“谁迎送谁陪同”的要求，确定专人陪同外宾的全程活动，不应频繁调换陪同人员。

在陪同外宾活动时，应该注意乘车(轿车或出租车)时的规矩：即上车时要请外宾从后面的右车门上车，主人从后面的左车门上车。这样一是外宾上下车方便(距离目的地最近)，二是为了外宾安全。如果外宾先上了车，并坐到了主人的位置上，可不必让外宾调换位置。

会见

会见是外事礼仪中比较重要的`一个内容。它是指有身份、有地位或上级领导(如市长)出面给来宾的一种礼遇。安排会见，要注意三点事项：

一是要按照来访外宾的身份、地位和内容来确定由什么样的人出面会见，一定不要过多、过滥不可“小题大做”，也不应“降格以求”。

二是要事先确定好会见的时间、地点和参加人员。

在时间上，一定要比外宾先到，做好事先的有关事宜。当客人到达时，参加会见的人员要按身份或职务站立一排，一一同客人握手致意，表示欢迎。

在地点上，要讲究环境和气氛：会见场所要宽敞、明亮、整洁而有特色，桌子(或茶几)上应摆放鲜花，甚至可摆放国旗(对官方人员)。

在参加人员上，要遵循对等原则。这里的对等指人员的身份、职务、专业的对等，也指外方与我方人数上的对等。外宾6人以下的，我方参加人员对等，6人以上的，我方人员可少于对方。

会见时，可以上茶水、饮料或水果。

三是赠送纪念品。会见时，外国人特别是日本、韩国等有赠送礼品或纪念品的习惯，以表示对会见人的答谢。所以我方也要做好事先准备，否则将处于被动。赠送或回赠礼品时，要在会见完毕，客人即将离开时，由主要会见人即身份或职务最高的人来赠送。

会见结束后，宾主应合影留念。

工作会谈

工作会谈或业务洽谈，应掌握以下两点：

其一，必须事先准备好“会谈提纲”或“洽谈要点”。会谈时要提纲挈领，言简意赅会谈时间一般不超过一个小时，业务洽谈时间一般掌握在一个半小时。如果没谈完，可临时休会。切忌没完没了，费话连篇，使人感到厌烦。

其二，会谈时要以主谈人为主，决不可不分主次，随便插话，七嘴八舌，海阔天空。如果问到谁时，可以讲。

参观、旅游

安排好外宾来访时的参观(观光)、旅游活动，是涉外工作中最常见的一种礼仪。最重要的是，要根据外宾的情况(如代表团的性质、来访内容、人员层次等)，选择好参观的项目或内容，(外宾确实感趣)安排好参观的路线和时间。

在选择参观项目时，应该考虑到：

1、能与代表团业务或来访内容相一致、相配合

2、安排最能体现本地经济(产业)实力或特色、最有典型意义的企、事业单位。如经济技术开发区等

3、根据来访者的职业、兴趣、爱好与愿望，安排相应的参观单位。如教育工作者应安排参观学校，科学家可安排参观科研单位等

4、对于某些女性外宾，可安排到社会福利、文化艺术、妇幼保健等单位参观。

签字仪式

在双方签署重要的协议、协定、议定以及联合公报、联合声明或重要合作项目合同书等时，往往要举行签字仪式，由双方代表分别签字，然后交换文本。参加签字仪式的人员，可包括双方参加谈判的人员及其它必要的人员。为了表示对所签协议、合同等的重视，往往还请更高身份或更多的人员出席。

在签字仪式前要做好准备工作。特别是所签文本必须在仪式前准备妥当，包括文本的定稿、翻译、印刷、校对、装订、盖章等，都要确保无误同时还要准备好签字时用的国旗、文具(签字笔)等。

签字仪式的现场布置。我国的一般做法是在签字厅内设一签字桌(长方桌)，桌面覆以深色(深绿色为好)台呢，桌后放两把椅子，为双方签字人座位，主左客右。座前摆的是双方保存的文本。文本前面放置签字文具。桌子中间摆一旗架，悬挂双方国旗。参加仪式的其他人员，按身份顺序排列于各自签字人员的座位之后。双方助签人员分别站立在各自签字人员的外侧。

外事接待礼仪的基本流程2

迎接礼仪

客人进门，主动起立问候，立即招呼来访客人，自报家门。打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，亲切招呼；如果是陌生客人光临时，务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓?请问您是哪家公司?

接待礼仪

客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，

若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。

接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

第一时间给客人倒水或奉茶。先放下手上的工作，给客人倒茶，不能让客人干坐等待。

不速之客的接待

有客人未预约来访时，不要直接回答要找的人在或不在。而要告诉对方：“让我看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意:“请问您找他有什么事?”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领导，就更应该谨慎处理。

送客礼仪

客人离开，起身目送：欢迎下次光临。

电话接听礼仪

①接听电话时应该热情，自报家门。

②左手持听简、右手拿笔，随时记录电话内容。

③电话铃声响过三声之内接起电话

④注意声音和表情，说话必须清晰，正对着话筒，发音准确，并尽量用热情和友好的语气。

⑤复诵来电要点:电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。

⑥最后道谢:感谢您的来电，欢迎下次咨询。让客户先收线。

⑦当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。

⑧外线电话转接，要问清客人联系的姓名或者明确意图，再进行转接。

引领礼仪

①外客来访，引领客人在会客区入坐，通知相关人员接待；原则上应先向客人介绍接待人身份、职位等。

②会见过程中，如需打扰，理应先向客人道歉，征得同意后，再说明事由。

接待来访客户流程

接待来访客户流程，接待是很重要的工作，好的接待才能让客人有良好的印象，算的上是公司的脸面，那么要怎么样的接待顺序才是正确的呢，具体要怎么做呢，接待来访客户流程。

接待来访客户流程1

商务接待礼仪流程一：接待前充分准备

1、了解客户基本情况

商务接待第一步首先是了解客户的基本情况，包括客户的单位、姓名、性别、民族、职业、职务、级别及所到访的具体人数

还有一些细节问题比如：到访的具体日期、时间、地点等。

2、确定迎送规格

根据客户的具体情况确定具体的接待规格。

3、布置接待环节

在规定标准的范围内，安排接待工作用车、客户用车、客户餐饮住宿等。

4、商务接待人员选择

挑选好接待人员，根据接待人员工作的能力具体安排到接待工作中的各个环节中。

商务接待礼仪流程二：接待中服务工作

商务接待服务工作是商务接待过程的中心环节，是直接面对面的服务接待过程。

在这个过程当中，要按照接待方案的要求组织实施，认真负责，一丝不苟，完成每一个接待服务事项。

同时，要根据随时变化的情况，适时的修正原方案，组织实施。

商务接待服务要求接待人员特别是负责人，要掌握全局，善于协调和沟通要求真务实，善于随机应变要及时向上级领导请示汇报，

善于整合各方面的力量，同心同德，完成好接待任务。

1、客户迎接和食宿安排

提前到达指定的地点迎接客户，如果领导和有关部门去机场、车站、码头迎接客户，

要确定并事前通报集合时间、地点、乘车安排和出发时间。

帮助客户与机场或车站联系签票、领取行李。

按照接待方针和接待方案，到达下榻或就餐的宾馆招待所，实施迎宾接待礼仪。

客户到住地后，安排人员分送行李，并将《接待手册》(内容包括住房安排，活动日程及乘车安排，

就餐时间、地点以及有关注意事项等)发给客户。

2、宴请

陪餐领导先到达宴会地点

掌握宴请的人数、时间、地点、方式、标准，并提前通知宾馆

精心编制宴会菜单，做好宴会设计

摆放席位卡，并核对确认。接待人员提前一小时到宴会厅，督促检查有关服务

严格按拟定宴会菜单上菜、上酒水等，特殊情况按主陪领导意图办理，准确把握上菜节奏，不宜过快或过慢

接待人员人员主动引导客户入席、离席。

3、商务会见、会谈安排

明确商务工作会见的基本情况，会见(谈)人的姓名、职务、人数、会见(谈)目的、会见(谈)什么人，以及会见(谈)的性质。

有关人员和部门应做好以下准备：

提前通知我方有关部门和人员做好会见(谈)准备

确定会见(谈)时间，安排好会见(谈)场地、座位

确定记录员，如需翻译、摄影、新闻报道，要事先确定翻译员、摄影师并通知采访记者

商务接待人员先在门口迎接客户，客户进入会议室后，我方人员应立即起身表示欢迎

如果需要会谈双方合影，安排在宾主握手后，合影再入座。

4、商务参观考察安排

参观考察的各项准备工作必须提前做好，包括出行的物资、车辆

提前筒子安排领导和随行陪同人员

宾客在外的相关服务工作和联络协调工作认真负责

协助接待地做好接待过程中的有关突发情况的现场处理

旅行途中适时向客户介绍沿途的一些基本情况。

5、商务休闲娱乐

征求客户意见根据客户的喜爱和习惯安排活动项目。

安排活动场地、确定活动时间。

安排电影、健身、体育等娱乐活动，举办文艺晚会，接待之前应做好相关准备工作。

根据客户兴趣灵活掌握活动时间长度。

商务接待礼仪流程三：接待后期工作

商务接待后期工作主要指接待工作结束后的欢送工作和经验总结。

1、欢送来访客户

欢送是整个接待过程最后服务，要认真对待，给客户留下难忘的美好印象。

核实客户离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化，以及飞机(火车)停靠的情况。

按照接待方针和接待方案，设计和实施欢送礼仪。

为了表示隆重，参加接待服务的人员在客户住地列队欢送。

欢送人员目送客户所乘飞机、火车启动后再返回。

2、扫尾工作

主要包括清理房间、接待费用结算和资料汇总归档等。

3、总结经验

每次接待任务完成后，要及时、认真进行总结。肯定成绩，找出差距，对有突出贡献的单位和个人进行表彰。

通过进行总结经验教训，深化对接待工作规律的认识，促进接待工作水平不断提高。

接待来访客户流程2

一、 写计划缘由

背景、重要性等即工作指导思想

二、 接待原则

三、 迎接与接待的步骤及注意事项

四、 接待的方式

1、 确定迎接人员、接待人员的人数

2、 迎接礼仪、接待礼仪基本知识、接待礼仪的教育训练

3、 礼品准备

4、 迎接交通工具五、 公司参观动线安排六、 出访行程七、 住宿安排八、 突发事件的处理九、 其它事项 接待礼仪注意事项

一、握手

1、握手时力度要适中，大家可以练练。太轻给人以轻视。太重，也不好。 握手时间：约5秒，在心里默数1,2,3,4,5后才紧开手。

2、 男士不可以主动和女士握手，要等女士先手出来，男士才可以和女士握手

二、迎接礼仪

1、要先介绍最高领导，依次介绍。你好！这位是我们公司的姚主席，这位是张副主席。

2、把男士介绍给女士。"你好，这是王先生"。

3、把小的介绍给老的`。"刘总，你好，这是小王"。千万别调换了。

4、飞机场接人时，拿行李，安排住宿。"你好！辛苦了！旅程怎么样？"

三、接待礼仪

1、引导，要走在客人前面。上楼、下楼都走在客人前面距离为一、两个台阶，不要走的太快。

一步走两、三个台阶，有的客人尤其是女的，穿着小裙子，走不动，你一下迈两、三个台阶，她要在后面跑，才能跟上你，会累坏人家的。

2、要让客人走楼梯的内侧。主人走外侧。所谓内侧是绕着中心的一侧。 大概是以上这些，其它请依你的实际需要做安排书写即可。

接待来访客户流程3

一、客户接待流程。

打招呼。接到客户后，要做的第一件事就是看到客户后先跟客户热情的打招呼，问候客户。

引入坐。简单的寒暄后，将客户礼貌的引入客座，请客户稍等。

倒杯水。然后转身给客户倒杯茶水，茶水一般是大半杯，不能倒满杯，茶水不宜过满，并要提醒客户，以防烫到客户。

问来意。把水端给客户后，然后坐在客户身边，跟客户进行简单的交流，看看客户本次到访的来意是什么，看看他们是否有预约，然后再根据客户的来意情况进行下一步工作。

切正题。在了解了客户的来意后，按照客户的意图，假如客户提前有预约，就把客户引到预约的对象处，如客户是来了解公司的相关产品或服务的，可以请专人进行介绍。

二、接待客户的技巧。

热情大方。接待客户一定要热情大方，用最热情的服务方式去服务客户，让客户感受到公司的真诚，感受到公司的良好服务和良好氛围。

微笑服务。接待客户，让想成功地留住客户和征服客户，作为接待人员一定要坚持微笑服务，让客户真正的感觉到被尊重的感觉。

着装得体。接待客户，还必须要着装得体，毕竟是公司的形象问题，作为接待人员一定要穿着得体，

既能彰显个人素质，又能代表公司的形象，这才是接待工作人员应必备的素质。

仪容整洁。作为接待人员，在接待公司的客户时，一定要以最好的形象去接待，因为你此时此刻代表的不是你个人，

而是公司，所以作为接待人员，要坚持仪容整洁，让自己看起来有精神和朝气。

落落大方。作为公司的接待人员，你还必须是一个落落大方的人，做事不扭捏，遇事很冷静，不自卑，

也不自大，就以谦卑的态度去接待每一位客户。

接待来访客户流程4

一、目的

为树立公司良好形象，显示管理水平，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、

厉行节约、对口接待，身份对等，严格标准，统一管理”的原则。

二、范围

适用于公司各种接待工作和相关部门。

三、管理

行政人事部或总经办为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，

协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，须报行政人事部或总经办，

并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政人事部和总经办协调的重要接待应提前2天告知。

四、流程和规定

流程：

接待准备 接送和酒店安排 会谈和参观 用餐宴请 后续工作

第一 接待准备

接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、

补充；确定接待规格；制定接待计划等方面。

(一)确认来访信息

客户信息的收集，是做好接待准备工作的基础。在接到客户来访的信息后，首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面：

1、来访客人情况：包括来访人数；主要成员姓名、身份(职务、级别等)、性别、民族(在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯)、

随行联系人及联系方式等。国外客户还要说明是否有国内代理随行和翻译

2、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。

3、国外客户到访，需要我方发送邀请函办理签证的，要请对方提供来访人员的护照全名，护照号码，并请客户确认内容后发送正式的邀请函。

此外，还应告知客户我方接待人员的姓名、联系方式等信息，便于双方的沟通和信息的及时更新。

联系时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。

(二)补充相关信息

为了保证接待效果。因此，对客户，特别是重要新客户，对口人员要了解客户更多的信息。包括客户的详细资料，

公司背景，公司实力，经营状况，经营范围，区域市场，经营模式，客户此次来访的目的，主要对什么感兴趣，国家习俗，

习惯和喜好，以及需注意的细节。对口接待人员/部门在提交《客户来访接待申请表》的时候，须将这些资料一并提交，以便公司领导参考。

(三)规格定位

一般来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。

1、对等接待，这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。

2、高格接待，是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形式。

3、低格接待，是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式。

在接待工作的准备中，只有对接待规格做出正确的定位，才能确定应该邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。

见： 接待级别及标准定义表：

(四)行程安排

与客户商讨参观访问行程表, 发送邮件货传真让客户确认, 同时让生产等相关部门做好接待准备。

特别要注意看哪些产品和车间, 扬长避短, 把想展示给客户的东西充分安排进去。特别是国外客户商务性的、务实的、紧凑的行程安排总是最受欢迎的。

实际到访的时候，严格按照行程计划来做(甚至故意严格去做也无妨)，常能给外商以好的印象。

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